Principios de la Administración

El ingeniero y teórico de la administración fue el primero en sistematizar el comportamiento gerencial, definiendo que la función administrativa sólo tiene incidencia sobre el personal de la empresa. Sus más grandes contribuciones al área las plasmó en el libro Administration industrielle et générale, publicado en París en 1916.

Las investigaciones de Henry Fayol en el área, se basaron en un enfoque sintético, global y universal de la empresa, con una concepción anatómica y estructural de la organización. Uno de sus resultados fue la creación de una serie de 14 principios que toda empresa debería aplicar para lograr altos índices de eficiencia, donde destacan la disciplina, autoridad y correcta delimitación de funciones.

1) UNIDAD DE MANDO: Cada empleado debe recibir órdenes de un sólo superior. De esta forma, se evitan cruces de indicaciones a modo de fuego cruzado.

2) AUTORIDAD: A pesar de que el cargo otorga la autoridad formal, no siempre se tendrá obediencia si no existe la capacidad de liderazgo . Por ello, es necesario tener la capacidad de dar órdenes y que ellas se cumplan. La autoridad conlleva responsabilidad por las decisiones tomadas.

3) UNIDAD DE DIRECCIÓN: Se debe generar un programa para cada actividad. Todo objetivo de tener una secuencia de procesos y plan determinado para ser logrado. Además, de contar con un administrador para cada caso.

4) CENTRALIZACIÓN: Toda actividad debe ser manejada por una sola persona. Aunque gerentes conservan la responsabilidad final, se necesita delegara subalternos la capacidad de supervisión de cada actividad.

5) SUBORDINACIÓN DEL INTERÉS PARTICULAR AL GENERAL: Deben prevalecer los intereses de la empresa por sobre las individualidades. Siempre se debe  buscar el beneficio sobre la mayoría.

6) DISCIPLINA: Cada miembro de la organización debe respetar las reglas de la empresa, como también los acuerdo de convivencia de ella. Un buen liderazgo es fundamental para lograr acuerdos justos en disputas y la correcta aplicación de sanciones.

7) DIVISIÓN DEL TRABAJO: La correcta delimitación y división de funciones es primordial para el buen funcionamiento de la empresa. Se debe explicar claramente el trabajo que cada colaborador debe desempañar. Además, se debe aprovechar la especialización del personal para aumentar la eficiencia.

8) ORDEN: Cada empleado debe ocupar el cargo más adecuado para él. Todo material debe estar en el lugar adecuado en el momento que corresponde.

9) JERARQUÍA: El organigrama y jerarquía de cargos debe estar claramente definidos y expuestos. Desde gerentes a jefes de sección, todos deben conocer  a su superior directo y se debe respetar la autoridad de cada nivel.

10) JUSTA REMUNERACIÓN: Todo empleado debe tener clara noción de su remuneración y debe ser asignada de acuerdo al trabajo realizado. Los beneficios de la empresa deben ser compartidos por todos los trabajadores.

11) EQUIDAD: Todo líder debe contar con la capacidad de aplicar decisiones justas en el momento adecuado.  A su vez, deben tener un trato amistoso con sus subalternos.

12) ESTABILIDAD: Una alta tasa de rotación de personal no es conveniente para un funcionamiento eficiente de la empresa. Debe existir una razonable permanencia de una persona en su cargo, así los empleados sentirán seguridad en su puesto.

13) INICIATIVA: Se debe permitir la iniciativa para crear y llevar a cabo planes, dando libertad a los subalternos para que determinen cómo realizar ciertos procedimientos. Junto con esto, se debe tener en cuenta que en ocasiones se cometerán errores.

14) ESPIRITU DE CUERPO: El trabajo en equipo siempre es indispensable. Se debe promover el trabajo colaborativo  que también ayuda a generar un mejor ambiente laboral.

Organización Estructura y Ambiente Organizacional

Actualmente muchas organizaciones se han visto sorprendidas con la guardia baja por los cambios del ambiente externo. Sin duda, la supervivencia de una organización depende frecuentemente de su habilidad para adaptarse a los cambios del mundo que la rodea. 

                                             

Los numerosos cambios rápidos que tienen lugar en el entorno externo de las organizaciones requieren cada vez más atención de los administradores . El componente de acción directa del entorno está compuesto por los grupos de interés de la organización, es decir por los grupos que tienen un impacto directo en las actividades de la organización. Los grupos de interés externos incluyen a los cientes, proveedores, gobierno,grupos de interés especial, medios de comunicación, sindicatos instituciones financieras, y a la competencia. Los grupos de interés internos incluyen a los empleados, accionistas y al consejo de administración. 

Los administradores deben balancear los intereses de los diversos grupos de influencia para el bien de la organización como un todo . Deben ser capaces de utilizar la red de relaciones entre los grupos de interés y la organización para influir, en forma individual en los grupos de interés . 

Por su parte , los grupos de interés pueden unirse en coaliciones para ejercer influencia sobre la organización. 

Los componentes de acción indirecta del entorno consiste en variables sociales, económicas políticas y tecnológicas que influyen , de manera indirectas en las organizaciones. 

estas variables crean un clima al  que la organización debe adaptarse, y tienen potencial suficiente para desplazarse hacia el entorno de acción directa.

El entorno determina tanto el aumento de la incertidumbre que afronta una organización como el grado de dependencia de otros en cuanto a recursos vitales. 

Los administradores en especial los de alto nivel deben supervisar el entorno exterior y tratar de pronosticar los cambios que afecten a la organización. Para ajustarse al entorno, pueden utilizar la planificación estratégica y el diseño organizacional.