lunes, 25 de julio de 2016
El proceso Administrativo
El proceso administrativo es el grupo de etapas subsecuentes a través de las cuales se lleva a cabo la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.
Este proceso tiene aplicación universal y puede ser aplicado en cualquier empresa sin importar el giro del que se trate.
Etapas de proceso administrativo
Planificación. En esta etapa vamos a establecer los objetivos; políticas, reglas, procedimientos, presupuestos y estrategias de nuestro proyecto.
Organización. La organización consiste en ordenar las actividades necesarias para lograr nuestros objetivos; en esta etapa vamos a delegar responsabilidades, crear comisiones, asignar presupuestos y sobre todo se establece la coordinación que debe existir entre todas las unidades operativas que participarán en el proyecto. Es aquí donde se establecen las relaciones jerárquicas, se definen las figuras de autoridad, así como la responsabilidad de cada uno de los participantes.
Dirección. En este punto el administrador deberá tomar las decisiones necesarias y comunicarlas de manera asertiva para lograr alcanzar los objetivos trazados.
Control. En esta etapa se establecen los sistemas para medir los resultados y con base en esto corregir las desviaciones que se presenten para así lograr alcanzar los objetivos planeados.
Ejemplo de proceso administrativo
Planificación.
El objetivo de Lorem Ipsum S.A de C.V. es abrir un Hostal de 30
habitaciones 3 estrellas y una tienda de artesanías a la orilla de una
carretera de camino a una de las principales playas del país.Para hacerlo, primeramente se va a disponer de un capital de 1 millón de dólares; después vamos a localizar el terreno adecuado que cumpla con las expectativas del proyecto.
Después se procederá con la compra del terreno y posterior construcción del lugar.
Una vez realizado lo anterior se van a conseguir los permisos correspondientes ante las autoridades competentes y a dotar el hostal de los servicios necesarios como luz, agua, teléfono, internet, etc.
Después vamos a establecer la estrategia de mercadeo y promoción del lugar.
Al final definiremos como y cuando realizar la apertura acorde a la temporada alta en el destino turístico inmediato.
Organización. En su etapa inicial se trabajará con empresas locales de outsorcing que puedan dotar a Lorem Ipsum S.A de C.V. del personal necesario para llevar a cabo el proyecto privilegiando siempre la contratación del personal calificado de la localidad. También se va a recurrir a un despacho regional que pueda realizar los estudios de mercado necesarios para determinar las estrategias de marketing correctas. Del mismo modo se buscará un bufete legal especializado en tramitología que pueda conseguir los permisos legales necesarios en el menor tiempo posible.
Dirección. Después de consultar con varias empresas constructoras de la región se determina la empresa que ofrece construir el Hostal en el menor tiempo posible con los mejores estándares de calidad; avalada por su experiencia en trabajos anteriores.
Del mismo modo se ha localizado a las empresas de recursos humanos, marketing y de servicios jurídicos en la región que puedan contribuir al buen desarrollo del proyecto.
Control. En esta etapa revisamos que tanto las empresas prestadoras de servicios como los proveedores cumplan con todo lo acordado para avanzar según el tiempo previsto desde la etapa de planificación; en caso contrario se procede a buscar a un nuevo proveedor o prestador de servicio primeramente en la región y en caso de que no sea encontrado alguien que cumpla las expectativas se busca en otra región aunque eso implique un reajuste en el presupuesto.
miércoles, 2 de marzo de 2016
martes, 28 de abril de 2015
Principios de la Administración
El ingeniero y teórico de la administración fue el primero en sistematizar el comportamiento gerencial, definiendo que la función administrativa sólo tiene incidencia sobre el personal de la empresa. Sus más grandes contribuciones al área las plasmó en el libro Administration industrielle et générale, publicado en París en 1916.
Las investigaciones de Henry Fayol en el área, se basaron en un enfoque sintético, global y universal de la empresa, con una concepción anatómica y estructural de la organización. Uno de sus resultados fue la creación de una serie de 14 principios que toda empresa debería aplicar para lograr altos índices de eficiencia, donde destacan la disciplina, autoridad y correcta delimitación de funciones.
1) UNIDAD DE MANDO: Cada empleado debe recibir órdenes de un sólo superior. De esta forma, se evitan cruces de indicaciones a modo de fuego cruzado.
2) AUTORIDAD: A pesar de que el cargo otorga la autoridad formal, no siempre se tendrá obediencia si no existe la capacidad de liderazgo . Por ello, es necesario tener la capacidad de dar órdenes y que ellas se cumplan. La autoridad conlleva responsabilidad por las decisiones tomadas.
3) UNIDAD DE DIRECCIÓN: Se debe generar un programa para cada actividad. Todo objetivo de tener una secuencia de procesos y plan determinado para ser logrado. Además, de contar con un administrador para cada caso.
4) CENTRALIZACIÓN: Toda actividad debe ser manejada por una sola persona. Aunque gerentes conservan la responsabilidad final, se necesita delegara subalternos la capacidad de supervisión de cada actividad.
5) SUBORDINACIÓN DEL INTERÉS PARTICULAR AL GENERAL: Deben prevalecer los intereses de la empresa por sobre las individualidades. Siempre se debe buscar el beneficio sobre la mayoría.
6) DISCIPLINA: Cada miembro de la organización debe respetar las reglas de la empresa, como también los acuerdo de convivencia de ella. Un buen liderazgo es fundamental para lograr acuerdos justos en disputas y la correcta aplicación de sanciones.
7) DIVISIÓN DEL TRABAJO: La correcta delimitación y división de funciones es primordial para el buen funcionamiento de la empresa. Se debe explicar claramente el trabajo que cada colaborador debe desempañar. Además, se debe aprovechar la especialización del personal para aumentar la eficiencia.
8) ORDEN: Cada empleado debe ocupar el cargo más adecuado para él. Todo material debe estar en el lugar adecuado en el momento que corresponde.
9) JERARQUÍA: El organigrama y jerarquía de cargos debe estar claramente definidos y expuestos. Desde gerentes a jefes de sección, todos deben conocer a su superior directo y se debe respetar la autoridad de cada nivel.
10) JUSTA REMUNERACIÓN: Todo empleado debe tener clara noción de su remuneración y debe ser asignada de acuerdo al trabajo realizado. Los beneficios de la empresa deben ser compartidos por todos los trabajadores.
11) EQUIDAD: Todo líder debe contar con la capacidad de aplicar decisiones justas en el momento adecuado. A su vez, deben tener un trato amistoso con sus subalternos.
12) ESTABILIDAD: Una alta tasa de rotación de personal no es conveniente para un funcionamiento eficiente de la empresa. Debe existir una razonable permanencia de una persona en su cargo, así los empleados sentirán seguridad en su puesto.
13) INICIATIVA: Se debe permitir la iniciativa para crear y llevar a cabo planes, dando libertad a los subalternos para que determinen cómo realizar ciertos procedimientos. Junto con esto, se debe tener en cuenta que en ocasiones se cometerán errores.
14) ESPIRITU DE CUERPO: El trabajo en equipo siempre es indispensable. Se debe promover el trabajo colaborativo que también ayuda a generar un mejor ambiente laboral.
miércoles, 18 de marzo de 2015
Organización Estructura y Ambiente Organizacional
Actualmente muchas organizaciones se han visto sorprendidas con la guardia baja por los cambios del ambiente externo. Sin duda, la supervivencia de una organización depende frecuentemente de su habilidad para adaptarse a los cambios del mundo que la rodea.
Los numerosos cambios rápidos que tienen lugar en el entorno externo de las organizaciones requieren cada vez más atención de los administradores . El componente de acción directa del entorno está compuesto por los grupos de interés de la organización, es decir por los grupos que tienen un impacto directo en las actividades de la organización. Los grupos de interés externos incluyen a los cientes, proveedores, gobierno,grupos de interés especial, medios de comunicación, sindicatos instituciones financieras, y a la competencia. Los grupos de interés internos incluyen a los empleados, accionistas y al consejo de administración.
Los administradores deben balancear los intereses de los diversos grupos de influencia para el bien de la organización como un todo . Deben ser capaces de utilizar la red de relaciones entre los grupos de interés y la organización para influir, en forma individual en los grupos de interés .
Por su parte , los grupos de interés pueden unirse en coaliciones para ejercer influencia sobre la organización.
Los componentes de acción indirecta del entorno consiste en variables sociales, económicas políticas y tecnológicas que influyen , de manera indirectas en las organizaciones.
estas variables crean un clima al que la organización debe adaptarse, y tienen potencial suficiente para desplazarse hacia el entorno de acción directa.
El entorno determina tanto el aumento de la incertidumbre que afronta una organización como el grado de dependencia de otros en cuanto a recursos vitales.
Los administradores en especial los de alto nivel deben supervisar el entorno exterior y tratar de pronosticar los cambios que afecten a la organización. Para ajustarse al entorno, pueden utilizar la planificación estratégica y el diseño organizacional.
lunes, 2 de junio de 2014
Planeación estratégica
La planeación estratégica es la elaboración, desarrollo y puesta en marcha de distintos planes operativos por parte de las empresas u organizaciones, con la intención de alcanzar objetivos y metas planteadas. Estos planes pueden ser a corto, mediano o largo plazo.
Los planes estratégicos cuentan con un cierto presupuesto disponible, por lo que es esencial la correcta determinación de los objetivos a cumplir. De lo contrario, el dinero puede no ser suficiente para alcanzar las metas y la planeación estratégica falla.
La planeación estratégica como sistema de gerencia surge entre las décadas del ’60 y ’70, con los cambios en las capacidades estratégicas de las empresas. La gestión o management comenzó a exigir la planificación de las tareas a cumplir, con un gerente que analizaba cómo y cuándo ejecutarlas.
Por otra parte, el tiempo existente entre la inversión de un bien y su introducción al mercado comenzó a acortarse, con un ciclo de vida de los productos cada vez más breve. Por eso, la planeación estratégica pasó a ser una faceta fundamental de las empresas en su búsqueda de mayor competitividad.
De esta forma, la planeación estratégica se especializó en qué hacer (las estrategias) para alcanzar los objetivos perseguidos en función de las oportunidades y amenazas que ofrece el entorno.
En este sentido, es importante que todas las personas vinculadas a la gerencia puedan desarrollar sus conocimientos y comprender con exactitud las necesidades de la empresa, para que la planeación estratégica les permita interactuar con un mundo dinámico y en constante evolución.
Tipos de planes estratégicos
Los planes estratégicos de una empresa pueden ser a corto, mediano o largo plazo, depende estrictamente de la magnitud de la compañía debido a que la planeación responde a la cantidad de actividades que deberán realizar las diversas partes de la empresa, las cuales suelen estar divididas en jerarquías que abarcan desde niveles inferiores a superiores. Es fundamental que estos planes, antes de ser llevados a la práctica, sean analizados detenidamente y se hallan trazado adecuadamente las metas que se desean alcanzar a fin de aprovechar adecuadamente los recursos económicos dispuestos para eso.
Pese a que los planes de estrategia suelen ser puntuales y deben hacerse efectivos en un tiempo determinado sus consecuencias se mantienen a lo largo del tiempo, ya que los cambios en el ambiente del negocio perduran; por eso se dice que la planeación estratégica pertenece a un proceso continuo y debe ser apoyada por acciones desarrolladas con el fin de posibilitar el buen desempeño de estos planes.
De todas formas, es importante señalar que la planeación estratégica no intenta tomar decisiones mirando el futuro, sino respondiendo a determinadas problemáticas del presente; por lo tanto, no se encarga de pronosticar las futuras ventas sino de resolver problemas actuales que pudieran estar relacionados con ellas. Debido a esto es que todas las empresas deben revisar anualmente su planeación estratégica y crear nuevos planes para resolver aquellos conflictos que pudieran afectar el presente; además anualmente deben revisarse los objetivos para enfocarse en las exigencias que cada etapa tiene.
Según lo expresan diversos especialistas; se trata de un conjunto de planes funcionales en los que se invierte un determinado presupuesto y cuyo enfoque está puesto en guiar a la empresa en un determinado tiempo teniendo en cuenta sus recursos y el entorno en el que se desarrolla, para lograr alcanzar las metas planificadas.
Para terminar es importante señalar que antes de poner en práctica un programa estratégico de planeación es necesario que todas las partes que se verán involucradas en él tengan a su disposición las metas que se esperan alcanzar y la forma en la que se trabajará. Generalmente se les entrega un documento escrito con todo lo que la empresa espera de este programa y qué expectativas tiene puestas en cada parte.
Administración por Objetivos
La administración por objetivos surgió como método de evaluación y control sobre el
desempeño de áreas y organizaciones en crecimiento rápido. Inicialmente constituyó
un criterio financiero de evaluación y de control. Como criterio financiero fue válido,
pero en el enfoque global de la empresa trajo como consecuencia una distorsión
profesional, pues los criterios de ganancia y de costo no son suficientes para explicar la
organización social y humana. La respuesta de los niveles medios e inferiores de la
organización a ese criterio fue de descontento y apatía, lo cual ocasionó conflictos
entre los funcionarios de nivel medio e inferior y la alta dirección.
Fue entonces cuando comenzaron a surgir las ideas de descentralización y
administración por resultados. El único modo que encontró la dirección para revertir el
proceso antes descrito fue la descentralización de las decisiones y la fijación de
objetivos para cada área clave: cada cual escogería “cómo” alcanzar los resultados. Se
eliminaron los órganos de staff, quedando a cargo de cada división la creación de los
“servicios que se necesitaran para alcanzar los objetivos”, lo que fortaleció la posición
de autoridad de cada jefe operativo.
Características.
la Administración por Objetivos presenta las siguientes características
principales:
1. Establecimiento conjunto de objetivos entre el ejecutivo y su superior;
2. Establecimiento de objetivos para cada departamento o posición;
3. Interrelación de los objetivos departamentales;
4. Elaboración de planes tácticos y de planes operacionales con énfasis en la
medición y el control;
5. continua evaluación, revisión y reciclaje de los planes;
6. participación activa de la dirección;
7. apoyo intensivo del staff durante las primeras etapas.
La “administración por objetivos es un modelo de administración a través del cual todos
los gerentes de una organización establecen metas para sus administraciones, al inicio
de cada periodo o ejercicio fiscal, de preferencia coincidiendo con el ejercicio fiscal de
la empresa, en consonancia con las metas generales de la organización fijadas por los
accionistas, a través de la dirección”. Un “objetivo es un enunciado escrito sobre
resultados por alcanzar en un periodo determinado. Un objetivo debe ser cuantificable,
complejo, relevante y compatible. Un objetivo es una declaración escrita, un enunciado,
una frase; es un conjunto de números. En la medida en que sea posible, números. Casi
la totalidad de los objetivos se cuantifica. Son números que orientan el desempeño de
los gerentes hacia un resultado medible, complejo, importante y compatible con los
demás resultados”.
Suscribirse a:
Entradas (Atom)